皆さんはお仕事の管理を行う上で、どのようなツールを使用していますか。📚
誰が、いつ、誰と、何のタスクを、いつまでに、どのような方法で対応しなければならないのか。
そのタスクが今どのようなステータスなのか。各タスクの優先度はどのように設定しているのか。
これらの情報を1つのツールで管理し、
それらを見える化することができるツール「Asana」を実際に使って感じたメリットとデメリットをご紹介します。
以下の動画を視聴することでツールのイメージができます。 ※Asana Japan社 Asanaの使い方
メリット
- 1つのプロジェクトに対して、タスク(小テーマ)を複数作成することができる
- タスク同士を親と子の関係に設定することができる(親の期日を変更すると紐付いている子の期日も自動的に変更される) 例. タスクAの期日を10日延ばした場合、紐付いているタスクBの開始時期が10日自動的に延びる
- 任意にフィールドを増やせる(1つのタスクに対して、ステータス、優先度、期日、担当者などを設定できる)
- ツール内でタスク毎にコミュニケーションを取ることができる(簡単な内容であれば、別途打ち合わせやメールでのやり取りする手間を省ける)
- 上記ツール内でコメントを受け取った場合、メールで通知する機能がある
- ポートフォリオ毎にメトリクスが作成でき、各ステータスの見える化が可能
- 複数のプロジェクトをチームの目標として設定することで、チーム全体の進捗管理が容易
- 1つのタスクを複数のプロジェクトに紐付けることが可能
デメリット
- 資料を添付することが可能だが、社内のサーバ上にあるリンク先との紐付けができない(インターネットのアドレスであれば、貼り付けることで直接飛ぶことが可能)
- ポートフォリオのメトリクス設定に関して、応用ができない(グラフの表示変更や任意の色分けなど)
- 新たに使用する場合には良くあることだが、最初にツールの使用ルールをメンバー間で決めておく必要がある。ポートフォリオやチームにプロジェクトがしっかいと紐付けされていなかったり、ステータスの更新漏れや間違いがあるとメトリクスに正常に反映されない
まとめ
メリット/デメリットを見てきましたが、総評いて使いやすいツールだと考えています。👍
これまでExcelやメールなどでチームタスクを管理してきましたが、様々なツールを並行して使用すると
管理工数が掛かってしまいます。Asanaへ一本化したことでメールの処理数も減らす事ができました。
まだ改善余地が残っていると思いますが、今後も使用する中で、感じたことがあれば追記していきたい
と思ってます。
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